Gestion des élèves

• Gérer les données personnelles de vos élèves.
• Possibilité sur demande d'ajouter des champs personnalisés.
• Classez vos élèves par rôles ou par catégorie.
• Gérer les familles de vos élèves.

Communications

• Communiquez efficacement avec vos élèves/professeurs/staff en créant des campagnes emailing, publipostage ou SMS.
• Ciblez les destinaires en fonction n'importe quel critère : localisation, inscription, activités, date de naissance, etc...

Importation / Exportation

• Importez vos élèves à partir d'un CSV
• Exportez vos élèves vers un fichier au format CSV, EXCEL, VCF (pour importer dans votre carnet d'adresse)
• Exporter vos adresses vers une planche d'étiquettes

Exportation "FEM" pour la Fédération pour l'enseignement de la musique

• Exportation spécifique FEM du minutage des élèves pour la FEM.
• Exportation spécifique FEM du minutage des professeurs pour la FEM.

Gestion des cours et des professeurs

• Cogito-Music s'adapte à votre organisation
• Date des saisons et des périodes dans la saison modulable.
• Gérer librement vos cours, groupes, stages.
• Appliquer une tarification conforme à votre organisation (par code postaux, tranche d'âges, période)

Gestion des professeurs

• Gestion des sites, des horaires.
• Gestion de l'historique des professeurs. (dans quels groupe un professeur a-t-il enseigné, quand et durant combien de temps ?)
• Diffusez simplement le planning de tous les cours.
• Générez, imprimez et expédiez simplement par email les listes de présence. Suivez le taux de remplissage des cours.
• Dupliquez vos inscriptions d'une saison à l'autre, d'une période à une autre, d'un groupe à un autre
• Gestion des cours collectifs et cours individuels.

Gagnez un temps considérable lors de la facturation.

• Facturation par famille : une famille, une facture pour tous les enfants et parents.
• Imprimer des factures avec BVR ou QR code BVR.
• Enregistrement automatisé des paiements (BVR).
• En quelques clics, lancez le traitement automatique de centaines de paiements !
• Retrouvez aisément les montants encaissés et les factures auxquels ils se rapportent.
• Les paiements partiels sont également pris en compte avec calcul du solde ouvert.
• Gestion des débiteurs et échéancier pour relancer rapidement les factures ou échéances impayées.

Facturation automatisée

• En un clic facturez les inscriptions (chaque année ou semestre), les frais d'inscription uniques payable une seule fois et les articles divers.
• Tarification en fonction de l'âge de l'élève, de son code postal, de sa catégorie (étudiant, chômeur, comité, etc...) ou différent d'un semestre à l'autre.
• Envoyez automatiquement les rappels (3 maximum).
• Gestion des frais de rappel : vous pouvez choisir d'imputer ou non des frais de rappels.
• Moins de manutention et de frais d'affranchissement, chaque élèvemembre peut choisir de recevoir ses factures au format électronique (fichier .pdf) ou au format papier standard.
• Selon la préférence du élève les factures lui sont envoyées soit par courrier postal, soit par email.
• Gestion des conditions de paiement préférentiel pour un ou l'autre des élèves.

2 méthodes pour gérer votre comptabilité

• Utilisez le module intégré de comptabilité ou exportez les écritures automatiques (factures et paiement) vers un programme de comptabilité externe de votre choix.
• Dans tous les cas des écritures automatiques seront générées pour les factures et pour les paiements reçus.

Comptabilité intégrée

• La module de comptabilité permet de saisir des écritures manuelles, d'établir des listing de votre journal des écriture, d'imprimer de votre bilan provisoire, de clôturer vos exercices
• Cogito-Music propose également un assistant de saisie d'écritures permettant à des personnes n'ayant aucune connaissance de saisir des écritures.
• Choisissez simplement l'opération à effectuer (paiement de facture d'électricité, paiement de salaire, etc...) puis saisir le montant.

Comptabilité externe

• Peut être préférez-vous utiliser un autre programme de comptabilité
• Cogito-Music peut exporter les écritures automatiques dans différents formats

Espace Eleve

• L'espace élève Cogito-Sport est un site WEB dédié à vos élèves. Vous obtiendrez une URL du type mon-ecole.pxy.ch.
• L'espace élève est conçu pour une utilisation optimale sur tablette et sur smartphone (iPhone, Androïd, etc...).
• Vos élèves peuvent ainsi : modifier leur profil, voir l'état de leurs factures, voir le statut des inscriptions, consulter si vous en donnez l'autorisation l'annuaire des élèves.
• Les professeurs peuvent saisir les présences des élèves sur leur smartphone.
• Avec l'Espace Elève Cogito-Music, le répertoire des élèves est systématiquement à jour et il n'est accessible qu'aux élèves de votre école (pas de liste visible sur sur votre site web). De plus, vous pouvez déterminer qui apparaît ou non dans le répertoire et qui peut ou non consulter le répertoire. Lorsqu'un élève met à jour ses coordonnées (son profil) depuis l'espace élèvemembre, les modifications sont répercutées dans la Base de données et visibles instantanément dans le répertoire.

Testez l'espace membres Cogito-Sport

Cliquez sur "S'inscrire" après avoir cliqué sur le lien ci -dessus.

Formulaires d'inscription en ligne

• Créez des formulaires pour adhérez à votre école ou s'inscrire à vos cours et stages.
• Le formulaire peut s'intégrer facilement à de votre site internet (lien externe) ou être utilisé de manière indépendante.
• Testez un formulaire d'adhésion à l'école

Tester un formulaire d'inscription à un cours

Questionnaire et des sondages en ligne

• Créez des questionnaires et des sondages à destination de vos élèves.
• Créez des communications avec des liens vers vos questionnaires.
• Exporter le résultat de vos sondages vers un fichier Excel.

Testez un questionnaire

GED (gestion électronique des documents)

• Enregistrez n'importe quel type de document dans une base de données documentaire et partagez ceux-ci parmi les utilisateurs de Cogito-Music.
• Associez ces documents à n'importe quel enregistrement de n'importe quelle vue de l'application
• Retrouvez vos documents à l'aide de mots clés

Gérez vos instruments de musique en toute simplicité !

Fini les tableaux Excel et les suivis papier ! Notre module de gestion d'instruments de musique vous permet de piloter en quelques clics tous vos prêts, locations et facturations.

Les avantages :

• Suivi en temps réel : visualisez instantanément quels instruments sont disponibles, prêtés ou en location
• Facturation automatique : générez vos factures de location directement depuis le logiciel
• Historique complet : gardez une trace de tous les prêts et locations pour chaque élève
• Gain de temps : automatisez la gestion administrative et concentrez-vous sur l'essentiel

Et de nombreux autres outils pour vous simplifier la vie

• Rapports personnalisés
• Filtres multi-critères enregistrables
• Fonction Pivot (tableau croisé dynamique)
• Exportation Excel, CSV de toutes les tables
• Importation CSV sur toutes les tables
• Masquage des enregistrements
• Etc...

Réserver sa place pour des cours à présences facultatives

Exemple : Des jam sessions sont organisés de manière informelle chaque semaine. Les membres peuvent annoncer leur présence pour les dates de leur choix en tenant du quota.

Tester la réservation de votre place de cours

• Cliquez sur le bouton "S'inscrire"
• Vous obtiendrez un identifiant et un mot de passe
• Connecter vous
• Cliquez sur "Signaler ma présence"